Déclaration de confidentialité MEDIAFORTA

1. Notre politique en matière de protection de la vie privée

Mediaforta attache énormément d’importance au respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous souhaitons porter clairement à votre connaissance la manière dont nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Par ‘nous’, il faut entendre Mediaforta BVBA (Numéro d’entreprise BE 0888.256.318),  Mediaforta Services BVBA (Numéro d’entreprise BE 0475.918.028), ainsi que Prime Projects Properties BVBA (Numéro d’entreprise 0860.940.227), ayant leur siège social Jachthuislaan 13 à 3210 Lubbeek, ci-après dénommées ‘Mediaforta’.

La présente déclaration de confidentialité est destinée à ‘vous’ expliquer le plus clairement et le plus simplement possible le type de données que nous utilisons et la manière dont nous les traitons en qualité de responsables de traitement. Par ‘vous’, nous entendons les freelances (potentiels), nos clients existants ou potentiels, les visiteurs de notre site internet, les utilisateurs de nos applications numériques ou toute autre personne qui prend contact avec nous.

Cette déclaration de confidentialité s’adresse aussi bien aux personnes physiques qu’aux personnes morales, comme expliqué plus en détail ci-dessous.  

2. Traitement et utilisation de vos données à caractère personnel

Par données à caractère personnel, nous entendons non seulement celles qui vous identifient directement, mais également celles qui permettent de vous identifier indirectement :

· Une identification directe est possible par le biais de données personnelles, telles que votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou via toute autre donnée personnelle que vous nous transmettez activement, par exemple en remplissant le formulaire en ligne, en vous enregistrant comme freelance ou en nous contactant par courrier ou par téléphone.    

· Une identification indirecte est possible par le biais d’informations permettant de vous identifier si elles sont combinées à d’autres informations. Le traitement et l’utilisation de données à caractère personnel se réfèrent à la collecte, le stockage, la conservation, la consultation, la modification, le partage,  la diffusion ou la destruction de vos données à caractère personnel.  

2.1 Quels types de données à caractère personnel traitons-nous ?

En règle générale, les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons sont :

  • Les données permettant de vous identifier, telles que le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail, voire même, l’adresse IP de votre ordinateur ou de votre smartphone.
  • Les données à caractère professionnel, telles que l’entreprise qui vous emploie, la fonction que vous exercez au sein de cette entreprise,…
  • Les données à caractère financier, telles que, par exemple, les factures et/ou notes de crédit que nous échangeons.
  • Les données relatives au comportement et aux préférences que nous constatons lorsque vous naviguez sur nos sites internet ou que vous utilisez nos applications mobiles.  
  • Les données relatives à vos centres d’intérêt et aux besoins que vous exprimez par le biais d’un contact personnel ou via notre site internet (par exemple lorsque vous participez à une enquête ou que vous remplissez un questionnaire en ligne).

Mediaforta ne traite aucune donnée à caractère personnel vous concernant portant sur des catégories particulières.

Pour les freelances (potentiels), nous traitons en outre les données personnelles suivantes :

  • Les comptes en ligne que vous utilisez en tant que freelance, par exemple sur les réseaux sociaux.
  • Vos préférences en matière de projets (‘jobs’) proposés par nos clients sur notre site internet.
  • Les missions que vous avez acceptées ou effectuées.
  • Le portfolio illustrant les missions que vous avez effectuées (images, illustrations, animations, vidéos, descriptifs, titres, etc.).
  • L’avatar (logo ou portrait) qui permet à Mediaforta et/ou à ses clients de vous identifier.
  • Votre CV mentionnant les formations suivies, les emplois occupés, votre expérience professionnelle, les certificats, prix, distinctions et nominations obtenus, les projets déjà mis en œuvre et/ou les missions déjà effectuées, vos compétences spécifiques (par exemple maîtrise de certains outils informatiques, vos domaines de prédilection ou vos connaissances linguistiques).

En tant que freelance (potentiel), sachez que les informations que vous communiquez volontairement en ligne peuvent être vues, lues ou collectées par des tiers. Mediaforta décline toute responsabilité en cas d’utilisation non autorisée ou abusive des données que vous partagez de votre plein gré en ligne.

Dans le cadre de la convention qui nous lie au freelance (potentiel) ou en fonction de notre intérêt légitime, nous traitons également les données personnelles suivantes : 

  • Les données relatives aux évaluations internes, telles qu’un entretien ou un test destinés à déterminer si votre candidature est appropriée pour la mission spécifique que propose notre client.
  • Les données relatives aux évaluations externes effectuées par nos clients pendant ou après l’accomplissement d’une mission spécifique.
  • Les données que nous collectons lorsque vous consultez les offres d’emploi (‘jobs’) que nous publions sur notre site internet pour le compte de nos clients.

2.2 Quelles sont les personnes concernées par ce traitement ? 

Nous traitons les données de personnes physiques ou morales avec qui nous avons eu, nous avons actuellement ou nous pourrions avoir dans le futur une relation directe ou indirecte. De telles données personnelles se réfèrent notamment :

  • aux clients et à leurs représentants ou leurs bénéficiaires
  • aux clients potentiels susceptibles d’être intéressés par nos produits et nos services
  • aux freelances et à leurs représentants
  • aux freelances affichant un intérêt potentiel pour des missions spécifiques proposées par nos clients. 
  • à toute personne associée à une entité juridique (personne morale) : par exemple un représentant d’une société ou d’une association (de fait).

 Notre site web et/ou nos services n’ont pas l’intention de collecter des données sur les visiteurs du site web âgés de moins de 16 ans. Sauf s’ils ont le consentement de leurs parents ou tuteurs ou si nous sommes liés par nos obligations légales.

Toutefois, nous ne sommes pas en mesure de vérifier si un visiteur a plus de 16 ans. Nous encourageons dès lors les parents à s’impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants afin que des données relatives aux enfants ne puissent être collectées sans le consentement des parents.

Si vous pensez que nous avons recueilli des données à caractère personnel sur un mineur sans ce consentement, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail klachten@mediaforta.be.

2.3 A quelles fins utilisons-nous vos données à, caractère personnel ?

· Gestion du dossier client ou de la relation client

Si vous faites partie de notre clientèle et que vous avez recours à l’une de nos plateformes numériques, nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes : pour vous contacter, pour vous informer de nos activités, pour vous tenir au courant de nos nouveaux articles de blog, pour établir des factures, etc.

En tant que client(e), il se peut que vous soyez invité(e) à participer à une enquête de satisfaction ou tout autre sondage. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à nos collaborateurs dans le but d’améliorer la qualité de nos produits et services. Nous pouvons également utiliser les notes prises lors d’un rendez-vous chez vous afin de vous proposer plus facilement des produits et services personnalisés.

· Livraison de nos produits et exécution des services

Si vous souhaitez acquérir un de nos nouveaux produits ou services, nous avons également besoin de certaines de vos données à caractère personnel afin de pouvoir vous livrer ces produits ou services spécifiques.  

· Pour une approche commerciale éminemment personnalisée

Celle-ci peut se traduire par l’envoi de lettres ou d’e-mails proposant une offre ou du contenu personnalisés (articles de blog, livres blancs…) ou par la publication d’offres ciblées sur notre site internet ou nos applications mobiles.  

Afin d’être en mesure de vous fournir les produits et les services les plus pertinents, nous sommes susceptibles :

  • D’analyser les informations que nous collectons par exemple lorsque vous visitez notre site internet ou que vous vous entretenez avec un de nos collaborateurs.  
  • D’analyser vos besoins potentiels de nos produits ou services.
  • D’évaluer le moment opportun pour vous proposer tel ou tel produit ou service spécifiques (par exemple lorsque vous êtes à la recherche de contenu relatif au marketing de contenu numérique).
  • D’évaluer vos intérêts, notamment sur base des visites que vous effectuez sur notre site internet.

 Vos préférences en matière de cookies, que vous pouvez définir sur nos sites internet, vous permettent de modifier à tout moment la collecte et l’analyse de vos données par nos sites internet.

Optimisation de nos services

  • Nous nous servons des données afin de mieux comprendre la manière dont vous utilisez nos services et de les améliorer. Lorsque, par exemple, vous utilisez l’une de nos plateformes en ligne, nous totalisons le nombre de transactions que vous avez effectuées par le biais de cette plateforme.
  • Nous analysons également les résultats de nos activités marketing, afin de mesurer la pertinence et l’efficacité de nos campagnes.
  • Nous déterminons si vous êtes le candidat freelance le mieux placé pour accomplir les missions proposées par nos clients.
  • Nous évaluons nos freelances en fonction d’appréciations internes et/ou externes émanant aussi bien de nos propres collaborateurs que de nos clients, par exemple à l’issue d’un entretien, d’un test ou du feedback d’un client. Ces évaluations sont destinées à mesurer l’aptitude du freelance à accomplir les missions proposées par nos clients. Cette procédure nous permet de mieux définir le profil du freelance et de proposer le meilleur candidat pour la mission proposée.
  • Prévenir, détecter et lutter contre les atteintes à la réglementation que nous sommes tenus de respecter. 

3. Comment gérons-nous vos données à caractère personnel ?

3.1 Nous respectons le cadre légal relatif à la protection des données à caractère personnel 

Notre réputation d’intégrité et de respect de la vie privée de nos clients, de nos freelances et de nos prospects nous tient particulièrement à cœur. Nous faisons tout ce qui est raisonnablement en notre pouvoir afin d’appliquer les règles en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, lesquels sont supervisées en Belgique par l’Autorité de Protection des Données (voir les coordonnées au point 5.3). Nous prenons, en conformité  avec les règles légales, les mesures techniques et organisationnelles appropriées  (par ex. procédures, mesures de sécurité IT, etc.), afin d’obtenir, dans la mesure du possible, la sécurisation de vos données à caractère personnel en cas de perte accidentelle, d’accès non autorisé ou de vol fortuit. Nous prenons également des dispositions contractuelles vis-à-vis des fournisseurs, des partenaires et des collaborateurs qui sont amenés à traiter vos données à caractère personnel ou avec qui nous partageons les données vous concernant.   

3.2 Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ? 

Vos données à caractère personnel sont collectées aussitôt que vous devenez client, que vous proposez vos services en tant que freelance, que vous vous inscrivez via nos services en ligne, que vous complétez l’un ou l’autre formulaire en ligne, que vous signez un contrat, que vous utilisez nos produits et/ou nos services ou que vous nous contactez par le biais de nos différents canaux.

3.3 Pour quels motifs traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel au regard des bases juridiques suivantes :

3.4 Qu’en est-il des cookies ?

Nous utilisons des cookies sur notre site internet afin d’en améliorer les performances, de mémoriser vos préférences et de vous fournir des informations susceptibles de vous intéresser.

Pour en savoir plus, consultez notre politique en matière de cookies via ce lien.

3.5 Traitement automatisé de vos données à caractère personnel 

Afin de pouvoir vous fournir rapidement nos produits et nos services, il se peut que vos données à caractère personnel soient occasionnellement traitées automatiquement. Cependant, aucune prise de décision automatisée n’est utilisée.   

3.6 Sécurisation de vos données

3.6.1 Comment sécurisons-nous vos données ?

La sécurisation de vos données est un impératif que nous prenons  particulièrement au sérieux. C’est pourquoi nous avons instauré un cadre de sécurité régulièrement mis à jour et parfaitement conforme aux règles et aux normes internationales. Dans cette optique, nous avons mis en œuvre des mesures techniques et élaboré des procédures appropriées, destinées à préserver autant que faire se peut l’intégrité de vos données à caractère personnel et à garantir qu’elles sont traitées de manière sûre et confidentielle. Nous collaborons en outre avec des plateformes logicielles externes telles que Campaign Monitor ou Hubspot.

3.6.2 Comment pouvez-vous sécuriser vos données à caractère personnel ?

Si nous mettons un point d’honneur à protéger vos données à caractère personnel, vous avez également un rôle à jouer en la matière, notamment en prenant les mesures suivantes :

  • Installez un logiciel antivirus, un logiciel anti-espion, ainsi qu’un pare-feu.  Paramétrez vos préférences de manière à ce que ces protections soient régulièrement mises à jour.  
  • Déconnectez-vous de nos applications lorsque vous ne les utilisez pas.
  • Créez des mots de passe forts et veillez à préserver leur confidentialité. Evitez les combinaisons de lettres et de chiffres trop évidentes.
  • Méfiez-vous de tout ce qui vous paraît inhabituel, comme une nouvelle adresse internet ou des demandes insolites telles que, par exemple, l’envoi de données clients par e-mail.
  • https://www.safeonweb.be/fr.

3.7 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Les données à caractère personnel sont conservées comme suit :

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ? 

4.1 Vos données à caractère personnel au sein de Mediaforta

Nous traitons vos données avec la plus grande minutie et nous les communiquons uniquement dans le but de vous offrir le meilleur service ou de maintenir votre profil le plus exact et le plus à jour possible.  Nous sommes susceptibles de transmettre vos données personnelles à Mediaforta BVBA, à Mediaforta Services BVBA, à Prime Projects Properties, à des entreprises spécialisées avec qui nous collaborons en matière de tâches opérationnelles, de protection IT ou de fourniture de produits et de services spécifiques. Tout en étant garants de nos propres produits, nous collaborons également avec des plateformes logicielles externes telles que, par exemple  Hubspot.

4.2 Vos données à caractère personnel en-dehors de Mediaforta

Dans certains cas, nous sommes légalement obligés de partager vos données avec des tiers, à savoir :

  • Les pouvoirs publics, les organismes de réglementation et de surveillance, lorsqu’il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer des données clients
  • Les instances judiciaires ou les organismes d’enquête, tels que la police, les procureurs, les tribunaux, les organes d’arbitrage ou de conciliation (à leur demande expresse)
  • Des consultants professionnels externes tels que des avocats, notamment en cas de faillites ou dans le cadre d’opérations de vente, de fusions ou d’alliances entre entreprises.

Les tiers à qui la loi ne nous impose pas de communiquer les données à caractère personnel, mais que nous sollicitons pour bon nombre des services que nous fournissons :

  • Les fournisseurs de services, c’est-à-dire les entreprises et les personnes physiques qui nous assistent en matière de :
    • conception et maintenance de nos outils et applications internet
    • commercialisation de nos activités, organisation d’événements et gestion de la communication clients
    • élaboration de rapports et de statistiques, impression de documents et conception de nos produits.

Avec les tiers en question, nous concluons toujours une convention de traitement écrite, laquelle réglemente la méthode de traitement des données à caractère personnel et impose un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel au moins équivalent.

Mediaforta reste à tout moment responsable de ces traitements.

En cas de collaboration avec des tiers en dehors de la Belgique, nous prenons les mesures appropriées afin de garantir la protection et la sécurisation de vos données dans le pays de destination. Ceci est particulièrement valable pour les données à caractère personnel transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), à savoir dans des pays où le niveau de protection des données est ‘différent’ de celui en vigueur au sein de l’Union. Dans ce cas, nous prenons des mesures telles que des accords contractuels, destinées à garantir que les données à caractère personnel soient traitées avec la même vigilance qu’en Belgique.

5. Quels sont vos droits ?

5.1 Souhaitez-vous pouvoir accéder à vos données à caractère personnel,  les modifier ou les supprimer ? 

Quelles que soient les données que nous utilisons, notre objectif prioritaire reste la transparence.  

La loi vous octroie un droit de regard sur les données à caractère personnel vous concernant et qui sont en notre possession.  

Nous pouvons :  

  • vous fournir un descriptif des données personnelles que nous conservons
  • vous communiquer la raison pour laquelle nous collectons vos données
  • vous signaler les destinataires de vos données
  • vous fournir les raisons d’un éventuel traitement automatisé de vos données.  Si vous souhaitez pouvoir accéder à vos données à caractère personnel, il vous suffit de prendre contact avec nous. Avant d’accéder à votre requête, nous sommes en droit de vous demander de nous fournir une pièce d’identité ou de répondre à des questions de sécurité. Ensuite, nous vous remettrons une copie des données que nous utilisons. Pour toute copie supplémentaire, nous sommes autorisés à vous demander une compensation raisonnable destinée à couvrir les frais administratifs.   

Dans certaines circonstances, nous pourrions être amenés à refuser l’accès aux données, notamment lorsqu’elles contiennent des informations commerciales sensibles que nous sommes censés protéger ou lorsqu’elles sont susceptibles de gêner une enquête judiciaire. Nous vous aviserons du motif du refus dans un délai raisonnable et vous indiquerons la procédure pour introduire une éventuelle réclamation par le biais d’un de nos canaux.

Nous pouvons vous demander de confirmer que vos données sont bien à jour. Si vous pensez que les données à caractère personnel que nous détenons sont inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger.

Nous donnerons suite à votre requête dans les plus brefs délais, mais en tout cas dans les 30 jours. Si vos données à caractère personnel s’avèrent inexactes, obsolètes, incomplètes, inconvenantes ou fallacieuses, nous nous réservons le droit de les modifier, compte tenu du motif et de la raison de leur collecte.

Si nous sommes amenés à modifier vos données après les avoir partagées avec un tiers, nous lui en ferons part lorsque la loi nous y oblige.

Si nous déclinons votre demande de modification de vos données à caractère personnel, nous vous expliquerons le motif de ce refus et vous indiquerons la procédure à suivre pour introduire une réclamation. Dans ce cas, nous pouvons vous remettre une déclaration complémentaire indiquant que vous estimez que vos données sont incorrectes. Vous pouvez introduire une telle requête dans l’agence de votre choix.

Vous bénéficiez en outre du droit de retirer votre consentement au traitement des données ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Mediaforta, ainsi que du droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez introduire une requête visant à récupérer vos données à caractère personnel en vue de les exploiter à titre personnel ou de les transmettre à un organisme de votre choix dans un format structuré lisible par machine.

Si, en tant que freelance (potentiel), vous nous adressez une demande en vue d’effacer vos données ou que vous refusez de nous transmettre des données spécifiques, il se peut qu’un certain nombre de services ne puissent vous être fournis par Mediaforta ou ne le soient qu’en partie.

5.2 Vous ne souhaitez plus recevoir d’offres personnalisées ?

Vous pouvez à tout moment manifester le souhait de ne plus bénéficier de nos offres commerciales personnalisées :

  • via le bouton ‘se désinscrire’ situé au bas de chaque e-mail commercial
  • en adaptant vos paramètres de confidentialité sur une de nos plateformes
  • en envoyant un e-mail à l’adresse delete@mediaforta.be

Notez que nous nous réservons le droit de vous contacter à d’autres fins telles que décrites dans la présente déclaration de confidentialité, même si vous avez manifesté votre opposition à une offre commerciale personnalisée

5.3 Souhaitez-vous recevoir davantage d’informations ou formuler une plainte ?

Nous avons l’obligation de traiter vos données à caractère personnel avec une grande vigilance. Nous nous engageons à traiter sans délai toute réclamation relative à la protection de la vie privée. Nous disposons à cet effet de procédures nous permettant de résoudre efficacement tout problème que vous seriez amené(e) à rencontrer.  

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations quant aux tiers à qui nous serions amenés à communiquer vos données personnelles en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre d’un service que nous leur aurions confié, ou si vous souhaitez introduire une réclamation à propos du traitement réservé à vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter :  

  • en nous envoyant un e-mail (klachten@mediaforta.be) ou
  • en remplissant un formulaire en ligne
  • Vous pouvez également nous envoyer un courrier à l’adresse suivante : Mediaforta, Jachthuislaan 13, 3210 Linden.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous traitons votre réclamation, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données belge, dont voici les coordonnées :

Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

e-mail : contact@apd-gba.be

6. À propos de la présente déclaration de confidentialité  

La présente déclaration de confidentialité entrera en vigueur le 1er mars 2022. Elle est susceptible d’être modifiée afin que son contenu soit adapté à l’évolution de la réglementation ou à tout changement au sein de Mediaforta. La version la plus récente est disponible sur notre site internet. Nous vous informerons de tout changement éventuel par le biais de notre site internet et de nos autres canaux de communication. Veuillez consulter régulièrement cette page web afin de vous tenir en permanence informé(e) des données que nous recueillons et traitons, de constater de quelle manière et à quelle occasion elles sont utilisées et de savoir dans quels cas nous les partageons avec des tiers.