Déclaration de confidentialité MEDIAFORTA

1 Notre politique en matière de protection de la vie privée

Mediaforta attache énormément d’importance au respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous souhaitons porter clairement à votre connaissance la manière dont nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Par ‘nous’, il faut entendre Mediaforta SPRL (numéro d’entreprise 0888.256.318),  Mediaforta Services SPRL (numéro d’entreprise 0475.918.028), ainsi que Prime Projects Properties SPRL (numéro d’entreprise 0860.940.227) tous avec siège à 3210 Lubbeek, Jachthuislaan 13, ci-après également nommées ‘Mediaforta’.

Cette politique en matière de protection de la vie privée est destinée à ‘vous’ expliquer le plus clairement et le plus simplement possible le type de données que nous utilisons et la manière dont nous les traitons comme responsables de traitement. Par ‘vous’, nous entendons nos clients existants ou potentiels, les visiteurs de notre site internet, les utilisateurs de nos applications numériques ou toute autre personne qui prend contact avec nous.

Cette politique en matière de protection de la vie privée s’adresse aussi bien aux personnes physiques qu’aux personnes morales, comme expliqué plus en détail ci-dessous.  

2. Traitement et utilisation de vos données à caractère personnel

Par données à caractère personnel, nous entendons non seulement celles qui vous identifient directement, mais également celles qui permettent de vous identifier indirectement :

  • Une identification directe est possible par le biais de données à caractère personnel, telles que votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphoneou d’autres données à caractère personnel que vous nous fournissez activement, par exemple en remplissant les coordonnées sur le site web, dans la correspondance et par téléphone.  
  • Une identification indirecte est possible par le biais d’informations permettant de vous identifier si elles sont combinées à d’autres informations. Le traitement et l’utilisation de données à caractère personnel se réfèrent à la collecte, le stockage, la conservation, la consultation, la modification, le partage, la diffusion ou la destruction de vos données à caractère personnel.  

2.1 Quels types de données à caractère personnel traitons-nous ?

En règle générale, les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons sont :

  • Les données permettant de vous identifier, telles que le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail, voire même, l’adresse IP de votre ordinateur ou de votre smartphone.
  • Les données à caractère professionnel, telles que l’entreprise qui vous emploie, la fonction que vous exercez au sein de cette entreprise,…
  • Les données à caractère financier, telles que, par exemple, les factures et/ou notes de crédit que nous échangeons.
  • Les données relatives au comportement et aux préférences que nous constatons lorsque vous naviguez sur nos sites internet ou que vous utilisez nos applications mobiles.  
  • Les données relatives à vos centres d’intérêt et aux besoins que vous exprimez par le biais d’un contact personnel ou via notre site internet (par exemple lorsque vous participez à une enquête ou que vous remplissez un questionnaire en ligne).

Mediaforta ne traite aucune donnée à caractère personnel vous concernant portant sur des catégories particulières.

2.2 Quelles sont les personnes concernées par ce traitement ? 

Nous traitons les données de personnes physiques ou des personnes associées à des personnes morales avec qui nous avons eu, nous avons actuellement ou nous pourrions avoir dans le futur une relation directe ou indirecte. De telles données à caractère personnel se réfèrent notamment :

  • aux clients et à leurs représentants ou leurs bénéficiaires
  • aux clients potentiels susceptibles d’être intéressés par nos produits et nos services  
  • à toute personne associée à une entité juridique (personne morale) : par exemple un collaborateur, un gérant ou un représentant d’une société ou d’une association (de fait).

Notre site web et/ou nos services n’ont pas l’intention de collecter des données sur les visiteurs du site web âgés de moins de 16 ans. Sauf s’ils ont le consentement de leurs parents ou tuteurs ou si nous sommes liés par nos obligations légales.

Toutefois, nous ne pouvons pas vérifier si un visiteur a plus de 16 ans. Nous encourageons les parents à s’impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants afin d’empêcher la collecte des données sur les enfants sans le consentement des parents.

Si vous pensez que nous avons recueilli des données à caractère personnel sur un mineur sans ce consentement, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail: ….

2.3 A quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

  • Gestion du dossier client ou de la relation client

Si vous faites partie de notre clientèle et si vous utilisez l’une de nos plateformes numériques, nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins suivantes : pour vous contacter, pour vous informer de nos activités, pour vous tenir au courant de nos nouveaux articles de blog, pour établir des factures, etc.

Il se peut que vous en tant que client soyez invité(e) à participer à une enquête de satisfaction ou tout autre sondage. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à nos collaborateurs dans le but d’améliorer nos produits et services. Nous pouvons également utiliser les notes prises lors d’un rendez-vous chez vous afin de vous pouvoir proposer plus facilement des produits et services personnalisés. 

  • Livraison de nos produits et exécution des services

Si vous souhaitez acquérir un de nos nouveaux produits ou services, nous avons également besoin de certaines de vos données à caractère personnel afin de pouvoir vous livrer ces produits ou services spécifiques.  

  • Gestion de la relation client
  • Pour une approche commerciale éminemment personnalisée

Celle-ci peut se traduire par l’envoi de lettres ou d’e-mails proposant une offre ou du contenu personnalisés (articles de blog, livres blancs…) ou par la publication d’offres ciblées sur notre site internet ou nos applications mobiles.  

  • Afin d’être en mesure de vous fournir les produits et les services les plus pertinents, nous sommes susceptibles :
    • D’analyser les informations que nous collectons par exemple lorsque vous visitez notre site internet ou que vous vous entretenez avec un de nos collaborateurs.  
    • D’analyser vos besoins potentiels de nos produits ou services.
    • D’évaluer le moment opportun pour vous proposer tel ou tel produit ou service spécifiques (par exemple lorsque vous êtes à la recherche de contenu relatif au marketing de contenu numérique).
    • D’évaluer vos intérêts, notamment sur base des visites que vous effectuez sur notre site internet.  

Vos préférences en matière de cookies, que vous pouvez définir sur nos sites internet, vous permettent de modifier à tout moment la collecte et l’analyse de vos données par nos sites internet.

  • Optimisation de nos services
    • Nous nous servons des données afin de mieux comprendre la manière dont vous utilisez nos services et de les améliorer. Lorsque, par exemple, vous utilisez l’une de nos plateformes en ligne, nous totalisons le nombre de transactions que vous avez effectuées par le biais de cette plateforme.
    • Nous analysons également les résultats de nos activités marketing, afin de mesurer la pertinence et l’efficacité de nos campagnes.
    • Prévenir, détecter et lutter contre les atteintes à la réglementation que nous sommes tenus de respecter.  

3. Comment gérons-nous vos données à caractère personnel ?

3.1 Nous respectons le cadre légal relatif à la protection des données à caractère personnel 

Notre réputation d’intégrité et de respect de la vie privée de nos clients et prospects nous tient particulièrement à cœur. Nous faisons tout ce qui est raisonnablement en notre pouvoir afin d’appliquer les règles en vigueur relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, lesquels sont supervisés en Belgique par l’Autorité de Protection des Données (voir les coordonnées ci-dessous)..

Nous prenons, en conformité avec les règles légales, les mesures techniques et organisationnelles appropriées (par ex. procédures, mesures de sécurité IT, etc.), afin d’obtenir, dans la mesure du possible,la sécurisation de vos données à caractère personnel en cas de perte accidentelle, d’accès non autorisée ou de vol fortuit. Nous prenons également des dispositions contractuelles vis-à-vis des fournisseurs, des partenaires et des collaborateurs qui sont amenés à traiter vos données à caractère personnel ou avec qui nous partageons les données vous concernant.   

3.2 Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ? 

Vos données à caractère personnel sont collectées aussitôt que vous devenez client, que vous vous inscrivez via nos services en ligne, que vous complétez l’un ou l’autre formulaire en ligne, que vous signez un contrat, que vous utilisez nos produits et/ou nos services, que vous visitez nos sites internet, ou que vous nous contactez par le biais de nos différents canaux.

3.3 Pour quels motifs traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des motifs juridiques suivants:

  • Votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, entre autres pour pouvoir vous appeler ou vous envoyer un e-mail en tant que client potentiel ou pour vous envoyer nos lettres d’information et nos messages commerciaux pour nos produits ou services ou ceux de nos sociétés affiliées;
  • L’exécution des conventions, y compris le traitement de vos paiements (le cas échéant) pour nos produits et/ou services ;
  • Promouvoir les intérêts légitimes de Mediaforta ou de tiers, y compris les sociétés affiliées à Mediaforta (voir ci-dessous sous 4 avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel?) ;
  • Pour l’accomplissement d’une tâche dans l’intérêt public ou sur la base d’une obligation légale, comme les données dont nous avons besoin pour notre déclaration fiscale.

3.4 Qu’en est-il des cookies ?

Nous utilisons des cookies sur notre site internet afin d’en améliorer les performances, de mémoriser vos préférences et de vous fournir des informations susceptibles de vous intéresser.

En ce qui concerne ces cookies, notre politique de gestion des cookies s’applique, que vous pouvez consulter via ce lien : <…>

3.5 Traitement automatisé de vos données à caractère personnel 

Afin de pouvoir vous fournir rapidement nos produits et nos services, il se peut que vos données à caractère personnel soient occasionnellement traitées automatiquement. Cependant, aucune prise de décision automatisée n’est utilisée.

3.6 Sécurisation de vos données

3.6.1 Comment sécurisons-nous vos données ?

La sécurisation de vos données est un impératif que nous prenons  particulièrement au sérieux. C’est pourquoi nous avons instauré un cadre de sécurité régulièrement mis à jour et parfaitement conforme aux règles et aux normes internationales. Dans cette optique, nous avons mis en œuvre des mesures techniques et élaboré des procédures appropriées, destinées à préserver l’intégrité de vos données à caractère personnel et à surveiller autant qu’il est raisonnablement possible qu’elles sont traitées de manière sûre et confidentielle. Nous collaborons en outre avec des fournisseurs des plateformes logicielles externes telles que Campaign Monitor ou Hubspot.

3.6.2 Comment pouvez-vous sécuriser vos données à caractère personnel ?

Si nous mettons un point d’honneur à protéger vos données à caractère personnel, vous avez également un rôle à jouer en la matière, notamment en prenant les mesures suivantes :

  • Installez un logiciel antivirus, un logiciel anti-espion, ainsi qu’un pare-feu.  Paramétrez vos préférences de manière à ce que ces protections soient régulièrement mises à jour.  
  • Déconnectez-vous de nos applications lorsque vous ne les utilisez pas.
  • Créez des mots de passe forts et veillez à préserver leur confidentialité. Evitez les combinaisons de lettres et de chiffres trop évidentes.
  • Méfiez-vous de tout ce qui vous paraît inhabituel, comme une nouvelle adresse internet ou des demandes insolites telles que, par exemple, l’envoi de données clients par e-mail.
  • Consultez le site www.safeonweb.be pour d’autres conseils sur la manière de traiter vos données à caractère personnel en toute sécurité.

3.7 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Les données à caractère personnel sont conservées :

  • de nos contacts ou prospects au maximum pendant douze mois ;

en tant que client ou utilisateur de nos services offerts via nos plateformes et/ou applications numériques: pendant 10 ans après la fin du contrat avec vous

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ? 

4.1 Vos données à caractère personnel au sein de Mediaforta

Nous traitons vos données avec la plus grande minutie et nous les communiquons uniquement si elles permettent de vous offrir le meilleur service.  Nous sommes susceptibles de transmettre vos données à caractère personnel à Mediaforta SPRL, à Mediaforta Services SPRL, à Prime Projects Properties SPRL, à des entreprises spécialisées avec qui nous collaborons en matière de tâches opérationnelles, de protection IT ou de fourniture de produits et de services spécifiques. Tout en étant garants de nos propres produits et services, nous collaborons également avec des plateformes logicielles externes telles que, par exemple Hubspot.

4.2 Vos données à caractère personnel en-dehors de Mediaforta

1. Dans certains cas, nous sommes légalement obligés de partager vos données avec des tiers, à savoir :   

  • Les pouvoirs publics, les organismes de réglementation et de surveillance, lorsqu’il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer des données clients
  • Les instances judiciaires ou les organismes d’enquête, tels que la police, les procureurs, les tribunaux, les organes d’arbitrage ou de conciliation (à leur demande expresse)
  •  Des consultants professionnels externes tels que des avocats, notamment en cas de faillites ou dans le cadre d’opérations de vente, de fusions ou d’alliances entre entreprises.

2. Les tiers à qui la loi ne nous impose pas de communiquer les données à caractère personnel, mais que nous sollicitons pour bon nombre des services que nous fournissons :

  • Les fournisseurs de services, c’est-à-dire les entreprises et les personnes physiques qui nous assistent en matière de :
  • conception et maintenance de nos outils et applications internet
  • commercialisation de nos activités, organisation d’événements et gestion de la communication clients
  • élaboration de rapports et de statistiques, impression de documents et conception de nos produits.

Avec ces tiers, nous conclurons toujours une convention écrite de traitement dans laquelle la méthode de traitement des données à caractère personnel est réglementée et qui impose au moins le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel.

Mediaforta restera à tout moment responsable de ces traitements.

En cas de collaboration avec des tiers en dehors de la Belgique, nous prenons les mesures appropriées afin de garantir la protection et la sécurisation de vos données dans le pays de destination. Ceci est particulièrement valable pour les données à caractère personnel transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), à savoir dans des pays où le niveau de protection des données est ‘différent’ de celui en vigueur au sein de l’Union. Dans ce cas, nous prenons des mesures telles que des accords contractuels, destinées à garantir que les données à caractère personnel soient traitées avec la même vigilance qu’en Belgique.

5. Quels sont vos droits ?

5.1 Souhaitez-vous pouvoir accéder à vos données à caractère personnel, les modifier ou les supprimer? 

Quelles que soient les données que nous utilisons, notre objectif prioritaire reste la transparence.  

La loi vous octroie un droit de regard sur les données à caractère personnel vous concernant et qui sont en notre possession.  

Nous pouvons :  

  • vous fournir un descriptif des données à caractère personnel que nous conservons
  • vous communiquer la raison pour laquelle nous collectons vos données
  • vous signaler les destinataires de vos données
  • vous fournir les raisons d’un éventuel traitement automatisé de vos données.  Si vous souhaitez pouvoir accéder à vos données à caractère personnel, il vous suffit de prendre contact avec nous. Avant d’accéder à votre requête, nous sommes en droit de vous demander de nous fournir une pièce d’identité ou de répondre à des questions de sécurité. Ensuite, nous vous remettrons une copie des données que nous utilisons. Pour toute copie supplémentaire, nous sommes autorisés à vous demander une compensation raisonnable destinée à couvrir les frais administratifs.   

Dans certaines circonstances, nous pourrions être amenés à refuser l’accès aux données, notamment lorsqu’elles contiennent des informations commerciales sensibles que nous sommes censés protéger ou lorsqu’elles sont susceptibles de gêner une enquête judiciaire. Nous vous aviserons du motif du refus dans un délai raisonnable et vous indiquerons la procédure pour introduire une éventuelle réclamation par le biais d’un de nos canaux.

Nous pouvons vous demander de confirmer que vos données sont bien à jour. Si vous pensez que les données à caractère personnel que nous détenons sont inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger.  

Nous donnerons suite à votre requête dans les plus brefs délais, mais en tout cas dans un délai de 30 jours. Si vos données à caractère personnel s’avèrent inexactes, obsolètes, incomplètes, inconvenantes ou fallacieuses, nous nous réservons le droit de les modifier, compte tenu du motif et de la raison de leur collecte.

Si nous sommes amenés à modifier vos données après les avoir partagées avec un tiers, nous lui en ferons part lorsque la loi nous y oblige.

Si nous déclinons votre demande de modification de vos données à caractère personnel, nous vous expliquerons le motif de ce refus et vous indiquerons la procédure pour introduire une réclamation. Dans ce cas, nous pouvons vous remettre une déclaration complémentaire indiquant que vous estimez que vos données sont incorrectes. Vous pouvez introduire une telle requête dans l’agence de votre choix.  

En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement des données ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Mediaforta et vous avez le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez nous demander d’envoyer les données à caractère personnel que nous détenons sur vous dans un fichier informatique à vous ou à une autre organisation que vous aurez désignée.

5.2 Vous ne souhaitez plus recevoir d’offres personnalisées ?

Vous pouvez à tout moment manifester le souhait de ne plus bénéficier de nos offres commerciales personnalisées:

  • via le bouton ‘se désinscrire’ situé au bas de chaque e-mail commercial
  • en adaptant vos paramètres de confidentialité sur une de nos plateformes

Notez que nous nous réservons le droit de vous contacter à d’autres fins telles que décrites dans la présente politique en matière de protection de la vie privée, même si vous avez manifesté votre opposition à une offrecommerciale personnalisée.

5.3 Souhaitez-vous recevoir davantage d’informations ou formuler une plainte ?

Nous avons l’obligation de traiter vos données à caractère personnel  avec une  grande vigilance. Nous nous engageons à traiter sans délai toute réclamation relative à la protection de la vie privée. Nous disposons à cet effet de procédures nous permettant de résoudre efficacement tout problème que vous seriez amené(e) à rencontrer.  

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations quant aux tiers à qui nous serions amenés à communiquer vos données à caractère personnel en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre d’un service que nous leur aurions confié, ou si vous souhaitez introduire une réclamation à propos du traitement réservé à vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en :  

Vous pouvez également nous envoyer un courrier à l’adresse suivante : Mediaforta, Jachthuislaan 13, 3210 Lubbeek.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous traitons votre réclamation, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données belge, via ces coordonnées:

Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35

e-mail : contact@apd-gba.be

6. À propos de cette déclaration de confidentialité  

La présente déclaration de confidentialité entrera en vigueur le…. Elle est susceptible d’être modifiée afin que son contenu soit adapté à l’évolution de la réglementation ou à tout changement au sein de Mediaforta. La version la plus récente est disponible sur notre site internet. Nous vous informerons de tout changement éventuel par le biais de notre site internet et de nos autres canaux de communication. Veuillez revenir régulièrement sur cette page web pour vous assurer que vous êtes toujours au courant des informations que nous recueillons et traitons, de la façon dont et dans quelles circonstances vos données sont utilisées et des cas dans lesquels nous partageons vos données avec des tiers.