Privacyverklaring MEDIAFORTA

1. Onze privacyverklaring

Mediaforta hecht veel belang aan uw privacy. Daarom willen we ook dat u een goed zicht hebt op hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en bij ons worden gebruikt. ‘We’, dat is Mediaforta BVBA (Ondernemingsnummer 0888.256.318) en Mediaforta Services BVBA (Ondernemingsnummer 0475.918.028) en Prime Projects Properties BVBA (Ondernemingsnummer 0860.940.227), allen met zetel te 3210 Lubbeek, Jachthuislaan 13, hierna samen ook wel ‘Mediaforta’ genoemd. Deze privacyverklaring is bedoeld om ‘u’ – als (potentiële) freelancer, klant, potentiële klant, bezoeker van een van onze websites, gebruiker van een van onze digitale applicaties of iemand anders die met ons contact opneemt – op een eenvoudige en duidelijke manier uit te leggen wat voor persoonsgegevens we gebruiken en hoe we die verwerken als verwerkingsverantwoordelijken. Deze privacyverklaring geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen, zoals hierna verder uitgelegd.

2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we niet alleen gegevens die u rechtstreeks identificeren, maar ook gegevens aan de hand waarvan u onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd:

Rechtstreekse identificatie is mogelijk via persoonsgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of overige persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door contactgegevens op de website in te vullen, u te registeren als freelancer, in correspondentie en telefonisch.
Onrechtstreekse identificatie is mogelijk via informatie die u kan identificeren wanneer ze wordt gecombineerd met andere informatie. Verwerking en gebruik van persoonsgegevens verwijst naar het verzamelen, opslaan, bewaren, gebruiken, raadplegen, wijzigen, bekendmaken, verspreiden of vernietigen van uw persoonsgegevens.

2.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De verschillende categorieën van persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken, zijn:

Identiteitsgegevens, zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, e-mailadres,… en zelfs het IP-adres van uw computer of smartphone.
Beroepsmatige gegevens, zoals bijvoorbeeld: voor welk bedrijf u werkt, welke functie u bekleedt binnen dat bedrijf,… .
Financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld wanneer er tussen u en ons facturen en/of creditnota’s worden verstuurd.
Gegevens over uw onlinegedrag en voorkeuren die wij registreren wanneer u surft op onze websites of wanneer u onze mobiele applicaties gebruikt.
Gegevens over uw interesses en behoeften die u ons meedeelt via een persoonlijk contact of onze website (bv. wanneer u online een enquête invult, of een form invult op een landingspagina).

Als (potentiële) freelancer verwerken wij de volgende bijkomende persoonsgegevens die u ons verstrekt:

Uw online accounts waarmee u zich als freelancer uitgeeft, bv. op sociale media.
Uw voorkeuren voor opdrachten (‘jobs’) van onze klanten die aangeboden worden op onze website.
De opdrachten van onze klanten die u aanvaard hebt of die u reeds hebt uitgevoerd.
Uw portfolio (afbeeldingen, animaties of video’s en beschrijvingen, titels, enz.) van opdrachten die u hebt uitgevoerd.
Uw avatar (logo of portret) waarmee u zich identificeert ten aanzien van ons en/of onze klanten.
Uw persoonlijke CV waaronder uw opleidingen, tewerkstellingen en werkervaring, certificaten, prijzen, onderscheidingen, nominaties en reeds gerealiseerde projecten/opdrachten en uw persoonlijke vaardigheden zoals bv. kennis van bepaalde softwaretools, sectorkennis of taalvaardigheden.

Als u een (potentiële) freelancer bent dan moet u er rekening mee houden dat wanneer u deze gegevens vrijwillig verstrekt online, deze kunnen worden gezien, gelezen, verzameld, … door anderen. Daarom kan Mediaforta niet verantwoordelijk zijn voor een niet-toegelaten of oneigenlijk gebruik van de gegevens die u vrijwillig online deelt.

Als (potentiële) freelancer verwerken wij eveneens de volgende bijkomende persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met ons of op basis van ons gerechtvaardigd belang om dat te doen:

Gegevens na interne evaluatie zoals een gesprek met u of een test-opdracht, om na te gaan of u een geschikte kandidaat bent om een bepaalde opdracht voor onze klant uit te voeren
Gegevens na externe evaluatie door onze klanten wanneer u een bepaalde opdracht uitvoert of hebt uitgevoerd
Gegevens die we verzamelen over uw bezoeken en raadplegingen van de opdrachten (‘jobs’) voor onze klanten die we tonen op onze website

Mediaforta verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u.

2.2 Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen en van personen verbonden aan rechtspersonen met wie we een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben of gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. Dergelijke persoonsgegevens kunnen met name betrekking hebben op:

klanten en hun vertegenwoordigers of begunstigden
potentiële klanten die mogelijks interesse tonen in onze producten en diensten
freelancers en hun vertegenwoordigers
potentiële freelancers die mogelijks interesse tonen in het uitvoeren van bepaalde opdrachten voor onze klanten
iedereen die verbonden is aan een rechtspersoon, zoals een medewerker, zaakvoerder of vertegenwoordiger van een vennootschap of een (feitelijke) vereniging.

Onze website en/of dienstverlening heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via het e-mailadres: klachten@mediaforta.be

2.3 Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Beheer van het klantendossier of klantenrelatie
Als u een klant bent van ons en u via een van onze digitale platforms werkt, gebruiken we uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: om u te contacteren, om u op de hoogte te houden van onze activiteiten, om u op de hoogte te houden van nieuwe blogposts, om de facturatie te regelen.

U kunt als klant uitnodigingen krijgen om deel te nemen aan klantentevredenheids- of andere enquêtes. De resultaten van dergelijke enquêtes kunnen worden meegedeeld aan onze medewerkers om onze producten en diensten te verbeteren. We kunnen ook aantekeningen gebruiken die gemaakt zijn tijdens een bezoek bij u om gemakkelijker op maat gemaakte producten en diensten aan u aan te bieden.

Levering van onze producten en uitvoering van de diensten
Als u een product van ons wilt aankopen of een dienst van ons wil afnemen, gebruiken we eveneens enkele van uw persoonsgegevens zodat we u die specifieke producten of diensten kunnen leveren.

Om onze commerciële aanpak zo persoonlijk mogelijk te maken
Zoals het sturen van brieven of e-mails die een gepersonaliseerde aanbieding of content (blogposts, white papers, enz…) bevatten of het tonen van gepersonaliseerde aanbiedingen op onze website of mobiele applicaties.

Om u de meest relevante producten en diensten aan te bieden, kunnen we:
Informatie van u analyseren die we verzamelen als u bijvoorbeeld onze website bezoekt of wanneer u een afspraak hebt gemaakt met een van onze medewerkers;
Uw potentiële behoeften voor onze producten of diensten analyseren;
Sleutelmomenten identificeren waarop specifieke producten of diensten voor u relevant kunnen zijn (bijvoorbeeld wanneer u opzoek bent naar content rond digitale contentmarketing);
Een inschatting maken van uw interesses, bijvoorbeeld op basis van bezoeken die u uitvoert op onze website.

Via uw cookie-voorkeuren die u kan instellen op onze websites, kunt u de verzameling en analyse van uw gegevens via onze websites steeds aanpassen.

Optimalisering van onze dienstverlening
We gebruiken gegevens om een beter inzicht te krijgen in het gebruik van onze diensten, zodat we die kunnen verbeteren. Wanneer u bijvoorbeeld één van onze online platformen gebruikt, meten we hoeveel opdrachten u via dit platform hebt uitgeschreven.
We analyseren ook de resultaten van onze marketingactiviteiten om de relevantie en doeltreffendheid van onze campagnes te meten.

We beoordelen of u een geschikte kandidaat-freelancer bent voor de opdrachten van onze klanten.
We evalueren onze freelancers na interne en/of externe evaluaties zowel door onze eigen medewerkers als door klanten, waarbij we bv. na een gesprek of een test-opdracht of de feedback die van een klant krijgen, de geschiktheid van een freelancer bepalen om de opdrachten van onze klanten uit te voeren. Zodoende kunnen we het profiel van de freelancer beter omlijnen en afstemmen op de noden en verwachtingen van onze klanten.

Voorkomen, opsporen en bestrijden van inbreuken tegen regelgeving die wij verplicht moeten naleven.

3 Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

3.1 We leven de wettelijke regels over de bescherming van persoonsgegevens na

Onze reputatie met betrekking tot onze integriteit en ons respect voor de privacy van onze klanten, onze freelancers en prospecten zijn voor ons buitengewoon belangrijk. We doen alles wat in onze redelijke mogelijkheden ligt om de geldende regelgeving op de bescherming van de persoonsgegevens na te leven. Hierop wordt toegezien door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie de coördinaten hieronder 5.3.). In overeenstemming met de wettelijke regels nemen wij gepaste technische en organisatorische maatregelen (bv. procedures, IT-beveiligingsmaatregelen enz.) om zoveel als redelijk mogelijk ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn tegen toevallig verlies, ongeautoriseerde toegang of diefstal. We maken ook contractuele afspraken met de leveranciers of partners en medewerkers die persoonsgegevens verwerken of aan wie we uw gegevens meedelen.

3.2 Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verzameld wanneer u klant wordt, uw diensten als freelancer aanbiedt of zich online registreert bij onze (online) diensten, online formulieren invult of contracten ondertekent, onze producten en diensten gebruikt, onze websites bezoekt of via een van onze kanalen met ons contact opneemt.

3.3. Op welke gronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt op basis van volgende rechtsgronden:

Uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, onder meer om u te kunnen bellen of e-mailen als potentiële klant of feelancers, om u onze nieuwsbrieven en commerciële boodschappen voor onze producten of diensten of die van onze verbonden ondernemingen over te maken;

De uitvoering van overeenkomsten, waaronder het afhandelen van uw (gebeurlijke) betalingen voor onze producten en/of diensten,

De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Mediaforta of van derden, waaronder de verbonden ondernemingen van Mediaforta (zie verder onder 4 “Met wie delen we uw persoonsgegevens?”), zoals het verrijken van het profiel van freelancers, zodat de juiste freelancer aan een opdracht van een klant wordt gekoppeld. Daarbij gebruikt Mediaforta vormen van profilering en gegevensverrijking,

Omwille van de vervulling van een taak van algemeen belang of op basis van een wettelijke verplichting, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

3.4 Hoe zit het met cookies?

We gebruiken cookies op onze websites om de werking ervan te verbeteren, uw voorkeuren te onthouden en u informatie aan te reiken waarvan wij menen dat ze voor u interessant kan zijn.

Wat die cookies betreft, is ons cookiebeleid van toepassing dat u via deze link kunt raadplegen: https://www.mediaforta.com/cookie-policy/

3.5 Automatische verwerking van uw persoonsgegevens

Om producten en diensten snel en efficiënt te leveren, kunnen uw persoonsgegevens soms automatisch worden verwerkt. Er wordt echter geen geautomatiseerde besluitvorming gebruikt.

3.6 Wij beveiligen uw gegevens

3.6.1 Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen de verantwoordelijkheid om uw gegevens te beveiligen zeer ernstig. Daartoe hebben we een beveiligingskader ingevoerd dat regelmatig wordt bijgewerkt en volledig in lijn is met de internationale regels en normen. We hebben hiervoor gepaste technische maatregelen en procedures ingevoerd om de integriteit van uw persoonsgegevens zoveel als redelijk mogelijk te bewaken, en ervoor te zorgen dat ze op een vertrouwelijke en veilige manier worden verwerkt. We werken ook samen met leveranciers van externe softwarepakketten zoals bijvoorbeeld Hubspot en Campaignmonitor.

3.6.2 Hoe kunt u uw persoonsgegevens beveiligen?

Wij nemen alle mogelijke redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, maar zelf kunt u ook volgende maatregelen overwegen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

Installeer antivirussoftware, anti-spywaresoftware en een firewall. Stel bij uw voorkeuren in dat u die bescherming vaak wilt updaten.
Meld u af van onze applicaties wanneer u ze niet gebruikt.
Houd wachtwoorden strikt vertrouwelijk en gebruik sterke wachtwoorden – vermijd voor de hand liggende combinaties van letters en cijfers.
Wees voorzichtig met alles wat ongewoon is, zoals een nieuw internetadres, of ongebruikelijke verzoeken, zoals een vraag om klantengegevens door te sturen per e-mail.
Neem eens een kijkje op www.safeonweb.be voor andere tips over hoe u veilig kunt omspringen met uw persoonsgegevens.

3.7 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We streven ernaar om uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Zo bewaren we uw persoonsgegevens:

als contact of potentiële klant gedurende maximaal 12 maanden;
als klant of gebruiker van onze diensten die via onze digitale platformen en/of applicaties worden aangeboden: gedurende 10 jaar na het beëindigen van de overeenkomst met u;
als freelancer: gedurende 10 jaar het beëindigen van de overeenkomst met u (bv. omwille van commerciële vorderingen);

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

4.1 Uw persoonsgegevens binnen Mediaforta

Wij springen uiterst zorgvuldig om met uw gegevens en delen alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden of om uw profiel als freelancer zo nauwkeurig en actueel mogelijk te houden. We kunnen persoonsgegevens doorgeven aan Mediaforta BVBA, Mediaforta Services BVBA, Prime Projects Properties BVBA, aan externe gespecialiseerde bedrijven die ons helpen bij operationele taken, de IT-beveiliging of de levering van specifieke diensten en producten. Wij zijn aansprakelijk voor onze eigen producten en diensten, maar we werken ook samen met leveranciers van externe softwarepakketten zoals bijvoorbeeld Hubspot.

4.2 Uw persoonsgegevens buiten Mediaforta

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens te delen met externe partijen. Wij zijn wettelijk verplicht om aan volgende derden persoonsgegevens door te geven:

publieke autoriteiten, regelgevende instanties en toezichthouders wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken;
gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals de politie, openbare aanklagers, rechtbanken, arbitrage- of bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek;
externe, professionele raadgevers zoals advocaten, bijvoorbeeld bij faillissementen of in het kader van verkoopstransacties, fusies of samenwerkingsverbanden tussen ondernemingen.

Derden aan wie wij niet wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven, maar op wie wij voor veel van de diensten die wij verlenen een beroep doen:

Dienstverleners, met name bedrijven en natuurlijke personen die ons helpen bij:
het ontwerp en onderhoud van onze internettools en applicaties;
de marketing van onze activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van de communicatie met onze klanten
de voorbereiding van rapporten en statistieken, drukwerk en het ontwerp van onze producten.

Met die derden zullen wij steeds een schriftelijke verwerkingsovereenkomst sluiten waarin de wijze van verwerking van de persoonsgegevens geregeld wordt en waarin minstens een zelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens wordt opgelegd.

Mediaforta blijft steeds verantwoordelijk voor die verwerkingen.Wanneer we samenwerken met derden buiten België nemen wij gepaste maatregelen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens in het land van ontvangst voldoende worden beschermd. Dat geldt in het bijzonder wanneer uw persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waar de bescherming van persoonsgegevens verschillend is dan in de EER. In dergelijke gevallen nemen wij maatregelen (zoals contractuele verbintenissen) om te waarborgen dat persoonsgegevens even zorgvuldig worden verwerkt als in België.

5. Welke rechten hebt u?

5.1 Wilt u uw persoonsgegevens inzien, verbeteren of verwijderen?

Wij streven naar een hoge mate van transparantie over welke gegevens we gebruiken. U hebt wettelijk het recht om de persoonsgegevens die we over u bewaren, in te zien.

Wij kunnen u:

een beschrijving geven van de persoonsgegevens die wij bewaren
uitleggen waarom wij uw gegevens verzamelen
meedelen aan welke externe partijen de gegevens worden overgedragen
de redenen toelichten voor de eventuele automatische verwerking van uw gegevens. Voor inzage in uw persoonsgegevens, kunt u met ons contact opnemen. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen we u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen of beveiligingsvragen te beantwoorden. Nadien overhandigen wij u een kopie van de gegevens die wij gebruiken. Voor elke volgende kopie waar u om vraagt, mogen wij een redelijke vergoeding voor administratieve kosten vragen.

In bepaalde omstandigheden, wanneer inzage in de gegevens commercieel gevoelige informatie zou onthullen die wij moeten beschermen of een gerechtelijk onderzoek zou doorkruisen, kunnen wij echter genoodzaakt zijn om inzage te weigeren. U verneemt binnen een redelijke termijn waarom uw verzoek wordt geweigerd en hoe u eventueel via een van onze kanalen een klacht kunt indienen.

We kunnen u vragen om te bevestigen of uw gegevens nog actueel zijn. Als u denkt dat de persoonsgegevens in ons bezit niet correct zijn, kunt u ons vragen om ze te corrigeren.

We zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen, maar binnen de dertig dagen. We zullen uw persoonsgegevens aanpassen indien blijkt dat ze foutief, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend zijn, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Als we uw gegevens verbeteren en ze voordien hadden gedeeld met een derde, zullen we ook die derde op de hoogte brengen wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn.

Als we uw verzoek om uw persoonsgegevens te verbeteren weigeren, zullen we u uitleggen waarom en hoe u een klacht kunt indienen. In dat geval kunnen we u een aanvullende verklaring bezorgen dat de gegevens volgens u foutief zijn. U kunt een dergelijk verzoek indienen in het kantoor van uw keuze.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Mediaforta en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wanneer u een (potentiële) freelancer bent, dan kan een vraag tot verwijdering van uw gegevens of een weigering om bepaalde gegevens aan ons te verstrekken ertoe leiden dat bepaalde dienstverlening door Mediaforta slechts in beperkte mate of zelf helemaal niet kan uitgevoerd worden.

5.2 Wenst u niet langer gepersonaliseerde aanbiedingen meer te ontvangen?

U kan op elk moment beslissen om niet langer te genieten van onze gepersonaliseerde commerciële aanbiedingen:

via de knop ‘uitschrijven’ onderaan elke commerciële e-mail;
door uw privacy-instellingen aan te passen op een van de platformen van ons
door ons te mailen op: delete@mediaforta.be

Merk op dat wij, ook als u zich tegen een gepersonaliseerde commerciële aanbiedingen hebt verzet, u kunnen contacteren voor andere doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

5.3 Wenst u informatie of hebt u een klacht?

Wij zijn aansprakelijk voor de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Wij verbinden ons ertoe elke klacht op het vlak van privacy snel te behandelen en hebben dan ook procedures om doeltreffend te kunnen reageren op elk probleem dat u meldt.

Als u meer informatie wenst over externe partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen meedelen vanwege een wettelijke verplichting of in het kader van een dienst die wij aan hen hebben toevertrouwd of als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen door:

ons een e-mail te sturen (klachten@mediaforta.be) of
U kunt ons ook een brief sturen op het adres: Mediaforta, Jachthuislaan 13, 3210 Linden of
invullen van een onlineformulier

Als u niet tevreden bent met hoe uw klacht werd behandeld, kunt u uw klacht ook melden bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, via deze contactgegevens:

Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

e-mail: contact@apd-gba.be

6. Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is geldig met ingang van 01/01/2019 en kan worden gewijzigd om de inhoud ervan af te stemmen op wijzigingen in de regelgeving of bij Mediaforta. De recentste geldende versie is beschikbaar op de website en wij brengen u via de website en andere communicatiekanalen op de hoogte van wijzigingen. Gelieve regelmatig naar deze webpagina terug te keren om er zeker van te zijn dat u altijd op de hoogte bent van de informatie die wij verzamelen en verwerken, hoe en in welke omstandigheden uw gegevens worden gebruikt en in welke gevallen wij uw gegevens met derden delen.