Mediaforta’s AI-policy

Inhoudstafel

Inleiding

AI verovert de wereld met een nooit geziene snelheid. AI is een revolutie die bedrijven en consumenten heel wat nieuwe mogelijkheden biedt. Ook Mediaforta omarmt volop AI, niet blindelings, maar met een duidelijke visie en verantwoordelijkheid. Want hoewel AI heel wat voordelen heeft, zijn er ook heel wat uitdagingen. Denk aan issues zoals taalmodellen die content kopiƫren zonder expliciet akkoord van de contentcreators, of het water- en energieverbruik dat vele malen hoger is dan bij een zoekopdracht in een zoekmachine , of foutieve en fake informatie. Daarom vinden we het bij Mediaforta belangrijk om een duidelijke visie en beleid hieromtrent te implementeren.

Onze visie

“We like computers, but we love people.” – Tom Peeters CEO Mediaforta 
In dit statement zit heel onze AI-visie samengevat.

Mediaforta is een “human” en “AI driven” contentmarketingagentschap

We houden van AI omdat het een revolutie is die onze manier van werken versterkt: een hulpmiddel dat processen versnelt, inzichten aanreikt en onze creativiteit ondersteunt. We geloven dat we als bedrijf hierdoor sneller kunnen evolueren, en onze klanten meer waarde kunnen brengen. AI maakt dan ook deel uit van onze workflows.

Menselijke inbreng maakt finaal het verschil

Wat er ook uit AI rolt, de menselijke inbreng zal altijd voor de extra toegevoegde waarde zorgen. We geloven bijvoorbeeld dat een krant die geschreven is door mensen (al dan niet ondersteund door AI), altijd meer geapprecieerd zal worden dan een krant die volledig is geschreven door AI zonder enige menselijke inbreng. Houden we meer van een gesprek met een AI bot, of voeren we toch liever een gesprek met een echte mens? Of houden we meer van een tekening gemaakt door een mens, dan wel door een AI bot? Wij geloven dan ook in een goede balans tussen mens en machine.

Kritische kijk

Hoewel Mediaforta in zijn dagelijkse werking AI volop inzet, zijn we ook heel kritisch ten opzichte van AI. Wat met de taalmodellen die getraind zijn op content zonder dat de contentcreators hun akkoord hierop gegeven hebben? Wij noemen dit gewoon diefstal. En hoewel alle grote AI-aanbieders volop het woord ethiek in de mond nemen wanneer het gaat over AI, antwoorden ze niet op onze vraag waarom ze de contentcreators hier niet voor vergoeden. (Vraag gesteld aan Microsoft, Google, enz.) Mediaforta zal altijd actief blijven ijveren voor het vergoeden van deze contentcreators. Voor water, elektriciteit of verwarming betalen ze wel, waarom niet voor content waarop ze hun modellen trainen?

Over water en energie gesproken. AI modellen gebruiken gigantisch veel water en elektriciteit. Mediaforta vindt duurzaamheid belangrijk, en daarom is dat ook een belangrijk aandachtspunt in ons AI-beleid.

AI-modellen zorgen voor een gigantische boost aan pulpcontent. Mensen worden al dan niet bewust misleid door fouten en onwaarheden die deze content bevat. Wij vinden het met Mediaforta belangrijk om aan te geven hoe de content tot stand kwam, en in welke mate de contentcreator AI heeft ingezet. Kortom: wij ijveren voor een transparant gebruik van AI, zowel bij de contentcreatie maar ook bij onze andere diensten die wij leveren aan onze klanten.

Ons beleid

1. Wat verstaan we onder AI?

In dit document verstaan we onder AI-tools of AI-technologieƫn elk digitaal systeem dat automatisch leert uit data en vervolgens output genereert of taken uitvoert.

Denk aan tools zoals:

  • ChatGPT, Gemini of Claude
  • Grammarly of Deepl Write voor schrijfondersteuning
  • Copilot of Surfer AI voor SEO-assistentie
  • Tools voor automatische vertaling, transcriptie of planning

We onderscheiden openbare tools (vrij via het internet toegankelijk, open source) en gesloten tools.

2. Doelstellingen van dit beleid

Met dit beleid willen we:

  • Het gebruik van AI structureren en stroomlijnen
  • Duidelijkheid scheppen over wat mag en niet mag
  • Transparantie en ethiek garanderen richting medewerkers, klanten en partners
  • Bijdragen aan een duurzame bedrijfsvoering en maatschappelijk verantwoord ondernemen

3. Hoe zetten we AI in binnen Mediaforta?

AI speelt een ondersteunende rol binnen verschillende domeinen van ons agency.  We zijn open over het gebruik van AI, zowel intern als naar klanten toe. Indien AI een rol speelde bij het opstellen van content, vermelden we dit waar nodig. We blijven verantwoordelijk voor de inhoud die we opleveren.

  • Strategie: AI helpt ons om data te analyseren, patronen te herkennen en nieuwe opportuniteiten te spotten.
  • Optimalisaties: we verbeteren content op basis van prestaties, SEO-criteria en gebruikersgedrag.
  • Brainstorming: AI inspireert tijdens creatieve processen, bijvoorbeeld bij trendanalyse en ideeĆ«nvorming.
  • Adaptaties: content wordt sneller gepersonaliseerd, vertaald en aangepast voor verschillende doelgroepen en kanalen.
  • Selectieprocessen: van de transcriptie van sollicitatiegesprekken tot de geautomatiseerde organisatie en selectie op basis van kandidateninfo.
  • Klantopvolging: statusmeetings worden automatisch getranscribeerd, samengevat en genoteerd. Dit verhoogt de snelheid en proactiviteit van onze accountmanagers.
  • Onderzoek/analyse: sneller relevante bronnen vinden, trends spotten, keywords analyseren en performance interpreteren.
  • Automatisering: repetitieve taken zoals A/B-testing of contentvariaties kunnen we uitvoeren via geautomatiseerde AI-routines.
  • Probleemoplossing: AI helpt bij technische uitdagingen, scripts en optimalisaties die nodig zijn om tools naar een hoger niveau te brengen.

Voorwaarden:

  • AI wordt enkel gebruikt als ondersteunend middel.
  • Output wordt altijd nagekeken en goedgekeurd door experten.
  • AI mag de kwaliteit of authenticiteit van ons werk nooit ondermijnen.

 4. Waar gebruiken we AI niet voor?

We hechten veel waarde aan onze eigen authenticiteit en de kracht van het menselijk denken, met veel respect voor ethiek en transparantie. Daardoor valt de beslissing om AI-toepassingen niet te gebruiken voor:

  • Het volledig genereren van content die zonder controle gedeeld wordt;
  • Het verwerken van vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens in openbare AI-tools;
  • Het nemen van beslissingen m.b.t. personeel, financiĆ«n of juridische kwesties;
  • Het gebruik van tools die niet voldoen aan basisvoorwaarden rond privacy, copyright en beveiliging.

5. AI en ethiek

Hoewel AI veel voordelen biedt, kiezen we voor een kritische, ethische en duurzame aanpak:

  • We hanteren een strikt Content Risk Management-proces, waarbij elk AI-gebruik wordt nagekeken en gevalideerd door een menselijke expert binnen onze organisatie.
  • We geven de voorkeur aan gesloten AI-systemen en Europese tools, in lijn met de Europese AI Act.
  • We vermijden tools die niet voldoen aan onze veiligheids- en privacycriteria.
  • We waken over de milieu-impact van AI (denk aan energie- en waterverbruik) en kiezen waar mogelijk voor efficiĆ«nte en bewuste technologie.
  • We blijven alert voor het ethisch aspect rond auteursrechten en verwijzen naar correcte bronnen wanneer AI ons daarbij helpt.
  • We bewaken actief onze eigen leer- en denkvermogens, zodat AI ons niet lui of afhankelijk maakt, maar ons net scherp houdt.
  • Inclusiviteit: we vermijden bias, stereotypering of foutieve aannames die AI kan overnemen uit trainingsdata.
  • We streven naar transparantie: zowel intern als extern communiceren we waar en hoe AI gebruikt wordt. Om deze transparantie te bieden in het creatieproces van onze content maakten we daarom een AI Influence Index op. Deze afbeelding geeft meteen de verhouding weer.
  • 100% Human:
    Deze content is volledig mensenwerk, hier is geen of zo goed als geen AI aan te pas gekomen.
  • 75% Human  25% AI:
    Deze content is gemaakt door mensen, maar met de hulp van AI. AI werd gebruikt als ondersteuning, bv. om inspiratie op te doen of een ruwe schets te maken.
  • 50% Human  50% AI:
    Deze content is een evenwaardige combinatie van AI-output en menselijke bewerking. AI genereerde bv. de basisstructuur of grote delen tekst, maar die output werd nog sterk bewerkt door mensen.
  • 25% Human  75% AI:
    Deze content is volledig AI-gegenereerd, maar werd wel gecheckt en waar nodig aangepast door mensen.
  • 100% AI:
    Deze content is volledig AI-gegenereerd, hier is geen of bijna geen mensenwerk aan te pas gekomen, behalve dan om de juiste prompts te geven. De AI-input is gepubliceerd zonder of met heel weinig verdere menselijke verificatie.
  • Bij een vertaling door AI schuiven we 10% op richting AI. Bv als een artikel 0% AI is in de oorspronkelijke taal, maar nadien vertaald werd via AI, komt bij de vertaling 10% te staan, als het artikel 25% was in de oorspronkelijke taal, schuift de vertaalde versie (bij een AI-vertaling) op naar 35%, enzovoort.

6. Toegestane tools en governance

We gebruiken enkel AI-tools die voldoen aan basisvoorwaarden rond dataopslag, privacy, transparantie en betrouwbaarheid. We houden een interne lijst bij van goedgekeurde AI-tools (wordt jaarlijks geƫvalueerd). Nieuwe tools worden besproken in het team voor ingebruikname.

7. Rollen en verantwoordelijkheden

Elke medewerker is verantwoordelijk voor het correct en bewust gebruik van AI.Teamleiders of projectverantwoordelijken controleren of content die AI-geassisteerd is aan de kwaliteitsnormen voldoet. De zaakvoerder houdt toezicht op de naleving van het AI-beleid en is het aanspreekpunt bij vragen of incidenten.

Daarnaast werken we met een netwerk van freelance contentspecialisten, of andere freelancers die elk hun eigen tools en systemen hanteren. Aangezien we hier geen rechtstreekse controle op hebben, verwachten wij dat zij zich schikken naar ons AI-beleid zoals uitgeschreven in dit document.

Dit betekent:

  • Transparant zijn over het gebruik van AI bij het aanleveren van content;
  • AI niet gebruiken voor eindproducten zonder menselijke tussenkomst;
  •  Enkel gevalideerde AI-tools gebruiken; 
  • Geen vertrouwelijke klantgegevens invoeren in AI-tools.

De eindverantwoordelijkheid voor kwaliteitscontrole blijft bij onze interne contentmanagers.

8. Opleiding

AI evolueert razendsnel. Als agentschap vinden we het belangrijk dat we onze medewerkers, freelancers en klanten blijven informeren en opleiden rond hoe we AI kunnen inzetten om tot betere resultaten te komen.

9. Monitoring en aanpassing 

Dit beleid wordt halfjaarlijks geƫvalueerd en aangepast op basis van:

  • Nieuwe technologische ontwikkelingen;
  • Feedback uit het team of van klanten;
  • Evoluties in de regelgeving en duurzaamheidseisen.
  • Het is een levend document: input is welkom van iedereen binnen de organisatie.

10. Slotverklaring

Onze missie is om merken te laten groeien dankzij hooggespecialiseerde contentcreatie, uitgewerkt door ’s werelds meest gespecialiseerde contentcreators en contentmarketeers. AI helpt ons om deze missie kracht bij te zetten ā€“ niet door ons werk over te nemen, maar door ons werk slimmer en sterker te maken. Met de juiste balans tussen mens en machine blijven wij vooroplopen in een snel evoluerende sector.

AI biedt kansen, maar ook verantwoordelijkheden. Dit document helpt ons om als modern, wendbaar bureau professioneel, bewust en ethisch met AI om te gaan ā€“ intern en extern. We willen zo niet alleen onszelf versterken, maar ook bijdragen aan een duurzame en betrouwbare sector.

Bij vragen, twijfel of suggesties: contacteer een verantwoordelijke binnen Mediaforta.